Sicherheitsbestand und Bestellpunkt im Lebensmittelgroßhandel

Ein Lieferengpass bei einem gängigen Artikel ist fast nie ein Zufall. Er ist das Ergebnis einer impliziten Parametrierung: Man bestellt „wenn man sieht, dass der Bestand sinkt“, und die Schwelle existiert nur im Kopf der Person, die die Bestellung aufgibt. An dem Tag, an dem diese Person im Urlaub ist, der Lieferant eine Woche später liefert oder ein Kunde seine Abnahmemenge verdoppelt, hält die implizite Schwelle nicht mehr stand. Der Sicherheitsbestand und der Bestellpunkt dienen lediglich dazu, diese Schwelle schwarz auf weiß festzuhalten – mit messbaren Größen statt mit einem Bauchgefühl.

Dieser Artikel stellt die Berechnungsmethode vor, ein vollständiges, durchgerechnetes Beispiel und vor allem den Teil, den allgemeine Lehrbücher auslassen: wie sich die Mindestverpackungseinheit und die Palettenlieferung auf die Theorie auswirken. Im Lebensmittelgroßhandel bestellt man nicht die Menge, die die Formel vorgibt. Man bestellt das nächsthöhere Vielfache der Verpackungseinheit, und diese Einschränkung verändert die Überlegungen.

Sicherheitsbestand: Was der Begriff genau bezeichnet

Der Sicherheitsbestand ist die Menge, die Sie zusätzlich zu Ihrem geplanten Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit vorhalten. Er deckt nicht den normalen Verbrauch ab – dieser wird durch den laufenden Bestand gedeckt. Er deckt ausschließlich die Abweichung zwischen dem, was Sie geplant hatten, und dem, was tatsächlich eintritt.

Diese Unterscheidung ist die Ursache für die meisten Dimensionierungsfehler. Ein Sicherheitsbestand ist nicht „ein Monat Vorrat“. Er ist ein Puffer gegen zwei konkrete und nur diese beiden Unsicherheiten:

• Die Variabilität der Nachfrage – eine Woche, in der Sie deutlich mehr als im Durchschnitt absetzen.
• Die Variabilität der Lieferzeit – eine Lieferung, die später als üblich eintrifft.

Alles, was nicht unter diese beiden Unsicherheiten fällt, wird nicht durch den Sicherheitsbestand abgedeckt. Ein dauerhafter Nachfrageanstieg wird durch eine Anpassung des durchschnittlichen Verbrauchs behandelt. Ein systematisch verspäteter Lieferant wird durch eine Anpassung der Lieferzeit oder des Lieferanten behandelt – genau hier stellt sich die Frage der Abwägung zwischen einem einzigen Lieferanten und einem Multi-Sourcing.

Ein Sicherheitsbestand, der ein strukturelles Problem abfedert, ist kein Sicherheitsbestand mehr: Es ist ein strukturelles Problem, das Ihnen jeden Monat still und leise Liquidität kostet.

Die drei Größen, die vor jeder Formel gemessen werden müssen

Keine Formel liefert ein brauchbares Ergebnis, wenn die drei Eingangsgrößen aus dem Gedächtnis geschätzt werden. Sie werden erhoben, und zwar über einen für Ihre Tätigkeit repräsentativen Zeitraum.

1. Der durchschnittliche Verbrauch pro Periode

Wählen Sie eine Zeiteinheit, die Ihrem Bestellrhythmus entspricht – die Woche eignet sich für die meisten Wiederverkaufstätigkeiten. Erfassen Sie die tatsächlichen Abgänge über mindestens acht bis zwölf Wochen. Wenn Ihre Tätigkeit saisonabhängig ist, mischen Sie keine ruhige und eine Hochphase in denselben Durchschnitt: Sie erhielten eine Zahl, die keines der beiden Regime beschreibt. Die Einkaufsplanung in Abhängigkeit von der Saisonalität erfordert die Berechnung unterschiedlicher Parameter pro Saison.

2. Die tatsächliche Wiederbeschaffungszeit

Die zu berücksichtigende Lieferzeit ist nicht die im Katalog angegebene: Es ist die Zeit, die zwischen dem Moment, in dem Sie sich zur Bestellung entscheiden, und dem Moment, in dem die Ware im Lager verfügbar ist, vergeht. Sie umfasst die interne Freigabezeit, die Vorbereitungszeit, den Transport und den Wareneingang. Ein Wareneingang, der zwei Tage lang nicht kontrolliert und eingeräumt wird, gehört zur Lieferzeit – in diesem Punkt bestimmen die Kontrollen vor der Unterzeichnung des Lieferscheins auch den Zeitpunkt, zu dem die Charge tatsächlich verfügbar wird.

3. Die Variabilität

Dies ist die Größe, die am häufigsten übersprungen wird, und sie ist diejenige, die den Puffer dimensioniert. Zwei Erhebungen reichen für den Anfang: der Verbrauch Ihrer stärksten Woche im beobachteten Zeitraum und die längste Lieferzeit, die bei Ihren letzten Lieferungen festgestellt wurde. Diese beiden Extreme sind aussagekräftiger als eine Standardabweichung, die auf zu wenigen Daten berechnet wurde, um signifikant zu sein.

Die Formel und ein durchgerechnetes Beispiel

Zwei praktikable Formulierungen existieren nebeneinander. Die erste deckt die Variabilität der Nachfrage ab, die zweite die der Lieferzeit.

• Unsicherheit bei der Nachfrage: Sicherheitsbestand = (maximaler Verbrauch − durchschnittlicher Verbrauch) × Lieferzeit
• Unsicherheit bei der Lieferzeit: Sicherheitsbestand = durchschnittlicher Verbrauch × (maximale Lieferzeit − durchschnittliche Lieferzeit)

Wenn beide Unsicherheiten real sind, werden die beiden Puffer addiert. Der Bestellpunkt ergibt sich direkt daraus:

Bestellpunkt = (durchschnittlicher Verbrauch × Lieferzeit) + Sicherheitsbestand

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung. Die Zahlen beschreiben keinen Kunden und keinen realen Artikel: Sie dienen ausschließlich der Veranschaulichung der Methode. Nehmen wir einen Feinkostladen, der mandeln lose verkauft.

Parameter	Wert (fiktives Beispiel)	Herkunft der Daten
Durchschnittlicher Verbrauch	12 kg / Woche	Abgänge über 10 Wochen erfasst
Verbrauch der stärksten Woche	20 kg	Gleiche Erhebung, Höchstwert
Durchschnittliche Wiederbeschaffungszeit	1 Woche	Bei den letzten 6 Bestellungen festgestellt
Längste festgestellte Lieferzeit	2 Wochen	Gleiche Historie, Höchstwert
Puffer für die Nachfrage	(20 − 12) × 1 = 8 kg	Berechnung
Puffer für die Lieferzeit	12 × (2 − 1) = 12 kg	Berechnung
Festgelegter Sicherheitsbestand	20 kg	Summe der beiden Puffer
Bestellpunkt	(12 × 1) + 20 = 32 kg	Berechnung

Interpretation: Sobald der mandelbestand auf 32 kg sinkt, wird die Bestellung ausgelöst. Unterhalb dieser Schwelle ist die Wahrscheinlichkeit, vor der Lieferung auf null zu kommen, nicht mehr vernachlässigbar.

Ein Punkt verdient in diesem Beispiel Beachtung: Der Puffer für die Lieferzeit (12 kg) wiegt schwerer als der für die Nachfrage (8 kg). Das kommt häufig vor und ist kontraintuitiv. Viele Einkäufer beobachten ihre Verkäufe genau und ihre Lieferzeiten nur am Rande, obwohl es oft die Lieferzeit ist, die die Dimensionierung bestimmt.

Wie die Verpackung die Theorie verändert

Die Formel ergibt 32 kg. Im Lebensmittelgroßhandel bestellen Sie nicht 32 kg. Sie bestellen ein Vielfaches der verfügbaren Verpackungseinheit, und diese Einschränkung ist kein Ausführungsdetail: Sie verändert die Entscheidung.

Bei Palimex beträgt die Mindestverpackungseinheit 5 kg und die Lieferung erfolgt palettenweise frei Haus. Der berechnete Bestellpunkt wird daher zu einer Auslöseschwelle, während die Bestellmenge einer anderen Logik folgt: dem verfügbaren Format und der Frei-Haus-Schwelle. Die Wahl zwischen Eimer, Karton oder Sack zu 25 kg bestimmt Ihren Bestellschritt und damit die Granularität, mit der Sie anpassen können.

Konkret reichen drei einfache Regeln aus:

1. Die Schwelle löst aus, das Format bestimmt die Menge. Man senkt den Bestellpunkt nicht, weil das Format groß ist; man akzeptiert einen höheren durchschnittlichen Bestand.
2. Die Frei-Haus-Schwelle wird für die gesamte Bestellung erreicht, nicht artikelweise. Das macht die Bündelung der Artikel lohnend, und genau dieser Mechanismus wird in unserem Leitfaden zu der Frei-Haus-Lieferung bei Großbestellungen detailliert beschrieben.
3. Ein Artikel, der seine Schwelle erreicht, zieht die anderen mit. Wenn ein Artikel die Auslösung auslöst, prüfen Sie, welche sich in der Nähe ihrer Schwelle befinden: Sie jetzt einzubeziehen, ist günstiger als eine zweite Lieferung.

Diese dritte Regel ist die eigentliche Besonderheit des Großhandels. Im Feinvertrieb wird jeder Artikel einzeln gesteuert. Bei der Palettenbelieferung werden die Artikel in Wellen gesteuert, weil die Transportkosten gebündelt werden. Der individuelle Bestellpunkt bleibt das Signal; das Bestellfenster wird jedoch kollektiv.

Die Kehrseite: Was ein zu großzügiger Puffer kostet

Es ist verlockend, das Problem durch eine Aufstockung des Sicherheitsbestands zu lösen. Die Lieferengpässe verschwinden tatsächlich. Drei Kosten treten an ihre Stelle.

Der erste ist finanzieller Natur: Die gebundene Ware ist Liquidität, die nicht arbeitet. Das ist der Kostenfaktor für ruhenden Bestand, und er lässt sich beziffern. Der zweite ist physischer Natur: Der Lagerplatz ist nicht unbegrenzt erweiterbar, und ein übermäßiger Puffer bei einem Artikel geht zu Lasten eines unzureichenden Puffers bei einem anderen.

Der dritte ist spezifisch für Lebensmittel und der kostspieligste: Ein langsam umschlagender Bestand altert. Trockenfrüchte, kandierte Früchte und gewürze haben DLUOs, die nicht auf Ihre Umschlagshäufigkeit warten. Ein Puffer, der auf Angst statt auf Messung basiert, endet in Chargen, die dringend abverkauft werden müssen – und die Frage, was mit einer Charge nahe ihrer DLUO zu tun ist, stellt sich dann unter ungünstigen Bedingungen, mit bereits geschmälerter Marge.

Die richtige Dimensionierung ist daher nicht die vorsichtigste. Es ist diejenige, die den Lieferengpass zu den geringsten Kosten unwahrscheinlich macht, was voraussetzt, dass man akzeptiert, dass er möglich bleibt.

In welchem Rhythmus die Parameter überprüft werden sollten

Ein Bestellpunkt ist ein lebendiger Parameter. Drei Ereignisse erfordern eine Neuberechnung, und sie sind leicht zu erkennen:

• Eine dauerhafte Veränderung des Rhythmus – der Gewinn oder Verlust eines Stammkunden, eine Änderung der Speisekarte, die Eröffnung einer zweiten Verkaufsstelle.
• Eine Veränderung der Lieferzeit – neuer Lieferant, neues Logistikkonzept oder einfach eine Reihe von Lieferungen, die langsamer als zuvor sind.
• Eine Veränderung des Formats – der Wechsel von einem 25-kg-Sack zu einem kleineren Format oder umgekehrt verändert den Bestellschritt und damit den durchschnittlichen Bestand.

Außerhalb dieser Ereignisse reicht eine vierteljährliche Überprüfung der Hauptartikel völlig aus. Es ist unnötig, den gesamten Katalog neu zu berechnen: Die Artikel, die einen schriftlich festgelegten Bestellpunkt verdienen, sind diejenigen, deren Lieferengpass Sie tatsächlich etwas kostet. Für die anderen bleibt eine visuelle Überwachung wirtschaftlich sinnvoll.

Die Methode einführen, ohne alles neu zu machen

Die Einführung erfolgt nach Priorität, nicht alphabetisch. Beginnen Sie mit den Artikeln, die zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllen: eine hohe Umschlagshäufigkeit und ein Lieferengpass, der eine Produktion blockiert oder einen Verkauf verhindert. Das sind selten mehr als fünfzehn bis zwanzig Artikel, selbst in einem großen Katalog.

Für jeden erfassen Sie die drei Größen, berechnen den Bestellpunkt und notieren ihn dort, wo die Entscheidung getroffen wird – im Regal, in der Produktdatei Ihres Verwaltungstools oder auf dem Lagerblatt. Eine Schwelle, die zum Zeitpunkt der Bestandserfassung nicht sichtbar ist, wird nicht eingehalten.

Die Informations- und Rückverfolgbarkeitspflichten für Lebensmittel werden von der DGCCRF erläutert, deren Praxisblätter den zu beachtenden regulatorischen Rahmen in Bezug auf Etikettierung und Chargenverfolgung präzisieren.

Nach einigen Zyklen zeigt sich der Nutzen der Methode nicht nur im Ausbleiben von Lieferengpässen: Die Bestellungen werden vorhersehbar. Sie hören auf, dringende Bestellungen außerhalb der Frei-Haus-Schwelle aufzugeben, Ihr Lieferant sieht einen regelmäßigen Rhythmus, und die kommerzielle Diskussion ändert ihren Charakter.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Sicherheitsbestand und Mindestbestand?

Der Sicherheitsbestand ist der berechnete Puffer gegen Nachfrage- und Lieferzeitschwankungen. Der Mindestbestand ist oft eine manuell festgelegte Schwelle ohne Methode. Beide können übereinstimmen, aber nur der erste lässt sich durch eine Berechnung rechtfertigen.

Braucht man einen Bestellpunkt für alle Artikel?

Nein. Beschränken Sie ihn auf Artikel mit hoher Umschlagshäufigkeit, deren Lieferengpass reale Kosten verursacht. Bei langsam drehenden Artikeln übersteigen die Verwaltungskosten des Parameters den Nutzen.

Was tun, wenn ich keine Abgangshistorie habe?

Beginnen Sie damit, acht Wochen lang die Abgänge Ihrer Hauptartikel zu erfassen. Bis dahin verwenden Sie einen vorsichtigen Puffer und ersetzen ihn durch einen berechneten Puffer, sobald die Erhebung vorliegt.

Wie geht man mit einer stark saisonalen Tätigkeit um?

Berechnen Sie unterschiedliche Parameter pro Saison statt eines Jahresdurchschnitts und wechseln Sie das Parameterset zu einem festen Zeitpunkt, bevor die Saison beginnt.

Verändert die Mindestverpackungseinheit von 5 kg die Berechnung?

Sie verändert nicht die Auslöseschwelle, sondern die Bestellmenge: Man rundet auf das nächsthöhere Vielfache der Verpackungseinheit auf. Der durchschnittliche Bestand ist dadurch automatisch höher.

Sollte die Zahlungsfrist in die Wiederbeschaffungszeit einbezogen werden?

Nein, es sei denn, eine finanzielle Freigabe bedingt den Versand. In diesem Fall gehört die Freigabezeit zur Lieferzeit und muss berücksichtigt werden.

Wie berücksichtigt man einen unzuverlässigen Lieferanten?

Verwenden Sie die längste festgestellte Lieferzeit, nicht die angekündigte. Wenn die Abweichung groß und dauerhaft ist, gehört das Thema eher zum Sourcing als zur Bestandsdimensionierung.

Sollte der Sicherheitsbestand nach jedem Lieferengpass neu berechnet werden?

Ein einzelner Lieferengpass reicht nicht aus, um eine Schlussfolgerung zu ziehen. Zwei Lieferengpässe innerhalb eines Quartals deuten jedoch darauf hin, dass sich einer der Eingangsparameter geändert hat.

Kann ein Bestellpunkt in Tagen statt in Kilogramm ausgedrückt werden?

Ja, vorausgesetzt, der durchschnittliche Verbrauch ist stabil. Die Angabe in Mengen ist jedoch vorzuziehen, da es die Menge ist, die bei der Bestandserfassung sichtbar ist.

Wie verknüpft man Bestellpunkt und gebündeltes Bestellfenster?

Der Bestellpunkt signalisiert den Bedarf; das Fenster bündelt Artikel, die sich ihrer Schwelle nähern, um die Frei-Haus-Schwelle in einer einzigen Lieferung zu erreichen.

Was tun, wenn ein Artikel seine Schwelle kurz nach einer Lieferung erreicht?

Das ist ein Zeichen dafür, dass der Bestellpunkt zu niedrig angesetzt ist oder der Verbrauch gestiegen ist. Berechnen Sie den durchschnittlichen Verbrauch der letzten Wochen neu.

Braucht man einen Sicherheitsbestand für einen Artikel mit kurzer DLUO?

Ja, aber reduziert und ausgeglichen durch eine höhere Bestellfrequenz. Bei diesen Artikeln überwiegt oft das Risiko von Verlusten das Risiko von Lieferengpässen.

Wie misst man, ob die Methode funktioniert?

Verfolgen Sie zwei Kennzahlen: die Anzahl der Lieferengpässe bei den parametrierten Artikeln und die Anzahl der Bestellungen außerhalb der Frei-Haus-Schwelle. Beide sollten sinken.

Gilt die Berechnung für gewürze genauso wie für Trockenfrüchte?

Die Methode ist identisch. Nur die Parameter ändern sich, insbesondere die Lieferzeit und die Empfindlichkeit gegenüber der DLUO, die sich in der Regel von einer Produktgruppe zur anderen unterscheiden.

Wer sollte den Bestellpunkt im Unternehmen kennen?

Die Person, die die Bestände erfasst, nicht nur diejenige, die bestellt. Eine Schwelle, die nur dem Einkäufer bekannt ist, funktioniert nicht mehr, wenn dieser abwesend ist.

Wie lange dauert es, bis ein Effekt sichtbar wird?

Rechnen Sie mit zwei bis drei vollständigen Wiederbeschaffungszyklen. Das ist die Zeit, die benötigt wird, um die Parameter in realen Situationen zu testen.

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